技能GET | 如何掌握让效率倍增的目标工作法

推荐理由:自己很努力,事多很忙,但感觉效率不高成长慢,那就得反思否陷入了“努力假象陷阱”?看作者详解目标工作法教你如何工作效率倍增。

(本文由 @Rancho_Gao 授权发布,未经作者许可,禁止转载)

如果你想要成为一个生活充实、注重成长与效率、向往更好的自己的人,也许目标工作法能帮到你。

很多人生活是这样一种状态,漫无目的地工作,漫无目的地生活。起床,上班,下班回家,刷抖音、刷朋友圈、打打游戏,泛起困意就睡了,曾制定的阅读计划又泡汤了。一日又一日,如此往复,每一天似乎都有新鲜内容,但一段时间后回想,会发现除了有点工作经验上的积累(专业技能上还不一定有精进)外,没有其他的成长。

如果你想要成为一个生活充实、注重成长与效率、向往更好的自己的人,也许目标工作法能帮到你。

什么是目标工作法?

目标工作法就是以项目为基础,将项目拆解为目标,然后分配到周目标和日目标的工作方法。

在此工作方法中,我们将事项分为“项目、任务、活动、其他”。

  • 项目:有相同目标的多个任务集合,建立项目的目的是为了完成某一个产品或者某项服务。例如,添加一个项目,叫做“写《未来简史》的书评”。
  • 任务:也就是具体要做的事情,从项目拆解成的任务会分配到周目标和日目标中。
  • 活动:特定时间干的事,例如参加某个会议,可利用滴答清单等类似工具设定提醒日期。等活动快到的时候,纳入到日目标中。
  • 其他:无法分类到上述几类的事项。一般来说较少。

目标工作法看似很简单,但真要实践起来并非易事,下面就来聊聊如何应用目标工作法。

如何应用目标工作法?

一个项目(或者目标)会经历计划、执行、复盘阶段,下面我们将按“计划阶段”、“执行阶段”、“复盘阶段”聊聊应用目标工作法的具体要点。

第一阶段:计划阶段

计划阶段主要的工作就是制定项目清单、制定周目标以及日目标。

如何制定项目清单?

“制定项目清单”的核心在于围绕“产出物”来计划,例如:想要写一篇“《未来简史》书评”的文章,那么这个项目就可以命名为“《未来简史》书评项目”。

深度长文,如何掌握让效率倍增的目标工作法

上图为项目清单模板

同时,在建立项目时,可反复问自己以下几个问题:

  1. 为什么要做这个项目?多问为什么,就会找到你做这个项目的最原始需求,甚至是发现“这个项目没有必要做”!因为它对于你完成长远目标没有太大价值。
  2. 项目完成时,会获得什么?会获得物质回报?技能提升?影响力?等等,依旧思考获得的事物是否是自己真正想要的。
  3. 为了完成这个项目,需要具备什么条件?思考这个问题,其实是评估所定项目的合理性。例如,如果你练习某技能才刚刚入门,那“写本关于如何练好该技能的书”这个项目或许有点超难度。
  4. 完成这个项目的主要阶段性目标是什么?拿“《未来简史》书评”项目举例,这个项目的主要阶段目标就是:通读全书、概括全书精华(核心概念及观点)、按“写书评方法论”撰写文章。

如何制定周目标及日目标?

在制定完项目清单后,会感觉依旧较难执行,因为“颗粒度”太大,这时候要做的一个工作就是“将项目的主要阶段目标拆解为任务”。

以“《未来简史》书评”项目为例,该项目的一个核心目标为“《未来简史》读书笔记”,我们将该目标分拆为:泛读书籍、列出书籍核心概念和方法论、用自己的话转译,总结为自己的读书笔记。拆解方法因人而异,但必须要拆为更为具体的任务。就如同你制定了旅游目的地,总得要考虑到达那里的路径嘛。

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上图为:项目拆解清单模板

接下来:

  • 每周从拆解的任务中选取部分,分配到当周,也就是周目标。
  • 每天从周目标中选取部分任务作为日目标。

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上图为日目标模板

制定周目标及日目标时,可参考以下原则:

(1)计划和执行分开进行

也就是“制定目标”与“执行任务”不要同时进行,在该计划的时候执行任务会导致做无用功(因为没有目的性),在该执行任务的时候做计划会导致拖延和产生焦虑。

(2)关注具有长期复利效应的项目(或目标)

我们的精力、注意力、时间都是有限的,应该多制定具有长期复利效应的项目和目标。例如:学习、写作等相关项目。

什么是复利效应?做事情A,会导致结果B,而结果B又会加强A,不断循环。举个例子,你学会的技能越多,你学习新技能的速度越快。

(3)制定较短期的阶段性目标

周期过长、不能很快“看到成果”的目标往往都会无疾而终,所以,制定目标时,一定要考虑“实现周期”和“实现难度”,制定略微超出自己当前能力的目标,且不能太长期。就像打游戏一样,要不断冲刺小关卡,而不是从新手村出来就打大魔王。

(4)量化目标

制定目标时,注意尽可能要量化,也就是用准确的数字描述我们的目标。例如:3个月减重5斤,而不是“3个月后变得更苗条”。这样我们回顾目标时,可以用客观的数据回顾分析,而不是仅凭感觉。

(5)拆解目标

目标过大或复杂时,要拆解成可执行的更小任务,尤其那些很不喜欢的任务。例如写一篇文章,拆解为选定主题、设定框架、收集素材、整理成初稿、修改文章……等等任务。

面对一个“宏大”的目标时,宝宝心里是抗拒的,大脑本能地会产生抗拒,因而这个目标很容易被拖延,甚至是“被删除”。

所以,如果你觉得某个任务还不能被直接执行时,务必想想看“还能不能细分”。

(6)精简任务

在时间精力等资源极为有限的情况下,务必要精简任务。提供以下思路作为参考。

思路一:根据是否与核心目标有关筛选任务,将事情归为“要做”和“不做”,清理掉那些“不做”的任务。

我们常犯的一个错误是:把执行任务(手段)当成了目的,也就是光“走路”却忘记了“我们要去哪”。所以,面对每一个任务,都想想看“这个任务对达成核心目标是不是真的必要、是不是真的重要”。

例如:在写“关于某某项目的介绍”PPT时,“自制PPT样式”就是个可以“不做”的任务,尤其时间紧迫情况下,更不应该将大量时间耗在PPT界面美化上,难道不是“思考PPT的内容”更为重要吗?选择套用PPT模板会不会更高效?

思路二:制定“最少必要因素”任务。例如你在初学某项技能时,可选择该技能的“最少必要知识”去学,反复问自己“学会这个技能需要的“最少必要知识”是什么,列出知识点和技能清单,然后逐一攻破。”

思路三:有时候可利用对工作的估值来评判重要性

例如:根据你的月薪来计算单位时间成本,然后评估该任务的投入产出比是否划算。

(7)外包低价值任务

有些低价值任务是达成目标的必要条件,我们可以选择将它们外包出去。例如:人肉推广工作,可在威客平台发布相关任务,而不是自己去挨个发广告。

注意

  • 能外包的前提是:你能将外包需求描述清楚;否则双方的沟通成本很高,还不如自己亲自完成效率高。
  • 收益较小的项目可能不适合外包,因为你没啥钱可赚。

(8)限定时间

制定目标时,务必设立一个完成时间。如果是中长期项目,可以为项目的“重要节点”设立里程碑。

我想你肯定有过这样的经历,就是“如果有时间,那么工作就会不断延长,直到耗尽时间(著名的帕金森定律)”,说直接点,就是“拖延症”。所以,务必对每项任务设定时限,倒逼自己在时限内完成任务。

注意事项

  • 设立截止日期时,务必考虑其他人插入的任务,留有一定的“弹性空间”,不要塞满。
  • 适度安排比平常节奏更多的工作量,逼迫自己提高效率;或者压缩时间,比如先休假,将工作压缩到一个更短的周期内,效率有时候就是被逼出来的。

(9)制定完成目标后的活动

制定完成日目标、周目标后要做的事,比如去哪游玩(要学会犒赏下自己哈)等。如果没有完成目标后的计划,那么容易拖延。例如,没有计划完成日目标后要怎么玩,那么当天的日目标很容易占据你一天的时间。

第二阶段:执行阶段

制定好目标与计划后,接下来就是“执行任务”。没有执行的计划就没有任何成果(“道理听了很多,仍然过不好一生”也是因为这个原因,很少有人将道理在生活中应用,付诸行动,让生活变得更好)。

在此阶段,阻碍你达成目标的最大因素往往是内心深处的“人性”。如果不想被人性“牵扯着走”,那就要“利用它”,跟它“合作”。

要“利用人性”为自己创造“动机”,排除行动前的心理“担忧”,以及解决行动过程中的“障碍”,以此来达成目标。

如何创造动机?

(1)为目标赋予重大意义

要刻意为⽬标赋予“重⼤意义”,⽐如“不学会这项技能就⽆法实现梦想清单中的好⼏项”等。想想因为这点而将失去那么多,是不是觉得特别可恶?

所以,必须要搞定它。这个方法本质上就是利⽤潜意识当中的“欲望”“恐惧”等因素来驱动。

如果你“骨子里(潜意识)”不愿意做这些事的话,一般来讲,难以持续做很久,也就大概率做不出什么成绩。所以,在做这件事之前,务必给它赋予重大意义,让潜意识意识到它的重要性,从而驱动自己去完成。

(2)公开承诺

可以选择某些目标做公开承诺,比如在朋友圈立Flag,跟身边的好友反复说自己的目标,倒逼自己行动。

这个方法的本质是利用你的虚荣心(希望成为“别人眼中信守诺言的人”),来驱动你达成目标。

当然也可说是利用你的“恐惧”,害怕别人说你“瞎吹牛”

(3)反复洗脑

将目标清单放到自己常看到的地方,例如在工作区的大白板上贴上自己的目标等,通过这样反复给自己暗示,直到将目标深入到“骨髓里”。

(4)设立奖赏机制

要设立奖赏机制。遵守习惯、完成目标时,适当奖励。例如:周六完成一天目标后,奖励自己去电影院看一部电影。建立好习惯的回报机制,其实是“告诉”我们的潜意识“这个行为是正确的,值得继续”,而当潜意识“认同”后,会帮助你加强这个习惯。

如何排除担忧?

(1)恐惧任务过多

害怕任务过多,那就限定每天的任务上限。例如:每天早晨写下当天最重要的6件事情,如果完成了这6件事,就停止当天的工作。

设定任务上限并遵守规则,本质上是与大脑签订“契约”,告诉大脑“我会遵守诺言,完成后就不再消耗你的资源”,从而避免大脑产生“抵抗情绪”,造成拖延等毛病

(2)害怕很难改掉旧的陋习

一个人一天的行为中,百分之八九十都源自于习惯(无意识行动)。所以,培养好习惯、改掉陋习是人一生中重要的功课。

培养习惯时可参考以下几条原则:

2.1 30天改变一个习惯

不要对培养习惯的速度抱有不切实际的预期,要放平心态,30天专注培养一个好习惯,如果中断,归零重新计时,直到达到30天。而严格执行30天后,行为成为了惯性,不再耗费过多脑力,这时候可以灵活调整习惯(比如:从每天6点起床,调整为工作日6点起床、周末7点起床),甚至当发现这个习惯并不适合自己后,直接放弃。

注意:在30天培养期内,不要谈什么“灵活变动”,等培养成“肌肉记忆”之后,再去谈灵活调整。其次,如果你的自我管理能力较差的话,牢记“一次培养一个习惯”,若注意力耗费在培养多个习惯上,很容易造成一事无成。

2.2 用新习惯替换老习惯

对于改掉旧的陋习,有的时候不是直接“删除”它,而是“用新习惯替换旧习惯”。这是因为很多习惯背后往往隐藏着某种人性需求,例如:很多人习惯性抽烟是排泄痛苦或无聊。假如直接删除这个习惯,往往会在一段时间后“反弹”。所以,戒烟的同时,可培养健身或其他爱好来满足这部分需求。

2.3 逐步改变习惯

如果某个习惯对于目前的你来说太难了,先降低它的难度,达到这个目标后,再去加大难度。例如:你想培养“每天运动一小时”的习惯,却总是在持续3天后觉得特别疲惫,产生排斥感。可先达成“一周运动6天,每天运动半小时”的目标,达成后再适度提高目标。

2.4 用实验来检查习惯好坏

在30天培养周期达到后,要对习惯进行审视,保留好的习惯,舍弃或改进没有提高生产效率的习惯。例如:有些人过于激进,压缩睡眠时间,虽然“早起”这个目标达成了,但白天工作中总是状态低迷,反倒降低了生产效率,那这个习惯就需要考虑是否要舍弃,或者调整。

(3)担心延期

人的内心为什么不喜欢延期?查理·芒格有个对人性的深刻洞察,就是“一致性”,人讨厌前后不一,如果实际完成时间与计划完成时间不符时,人会感到不舒适。

那为什么实际工作中,项目或者任务总是会被延期完成呢?有个定律叫做:霍夫施塔特定律,意思是“在一件事上花的时间总是比想象中的多”,也就意味着”多数情况下,你预计的工期总比实际工期要短,延期是一个较大概率的事件”。所以制定截止时间后却延期完成时,你也要平常心接受,“尽人事,听天命”,要在一定范围内,允许延期存在。

(4)担忧“做的不够好”

要树立一个观念:有的时候,“完成”比“完美”更重要。做项目时,切勿一开始就追求“所谓的完美”,一定要考虑“最小可行性产品”包含哪些东西,快速做出来,推出去,收到反馈后再优化。

不要在非关键因素上过早地修改、优化,耗太多时间。例如:设计人员在项目早期阶段就去扣一些过分细节的设计,导致项目整体进度缓慢,更何况上线后该功能是否需要保留还是个问题。

如何解决障碍?

在执行具体任务的时候,往往会有很多“阻力”因素,大体上分为“环境因素”和“自身因素”。

(1)环境因素问题

1.1 工作(或学习)环境混乱

一个良好的物理环境,可以让人更轻松自然、更有效率的工作和学习(因为大量注意力集中在关键问题本身),更容易获得“心流”体验(个人主观感受)。那如何塑造一个良好的环境呢?解决办法就是:有效组织“物理环境”,使其更有效率。

具体方法如下:

  1. 清理掉无用物品。例如工作前将桌面的废文件、草稿等清理掉,仅留下和当前工作和学习相关的物品。
  2. 组织好物品。给物品分类,并规定好存放位置,避免每次耗脑力想“这个东西在哪里、放哪里”。
  3. 常用物品放在显眼位置,不常用物品放进储物柜。例如,例如将常用工具放在桌面,历史文件放进储物柜,并分类好。

此方法同样适用于整理电脑文件,定期删除无用文件,给文件夹分类,将不重要文件夹放在较深层级等。

1.2 总是被干扰

沉浸在工作中时被打断,总是让人头疼,而且极大影响效率。可采用以下方法减少干扰:

  • 关闭电脑、⼿机的⽆关信息通知(包括即时社交软件等),或直接远离设备。
  • 清理与⼯作⽬标⽆关的物品,不打开与工作无关的电脑软件。
  • 告诉他⼈“你在专注⼯作”,在哪些时间段可以沟通,条件允许的话,可以在门外挂上“勿扰”的牌子。

1.3 远离懒惰之人

尽可能远离低效率、懒惰之人,因为有些恶习会传染。同时要寻找效率高、与自身有相同目标的人一起共事,有助于你更快达成目标。

(2)自身因素问题

自身因素造成的“障碍”,可大体分为“注意力不够”、“注意力用得不够有效率”俩大类问题。

2.1 解决“注意力不够”问题

注意力可以说是“所有产出物的源头”,而且每天注意力是有限的,要学会舍弃浪费注意⼒和时间的⽆意义行为和习惯,例如无目的频繁地刷朋友圈。

一些实际可行的方法:

删除(或压缩)对你没有用或少量用处的信息源(例如八卦的公众号等),那你如何判断信息源是否有用呢?一个重要标准:能不能影响你行动。学会刻意留意每天查看的信息,问问自己,这个信息源价值到底大不大,如果没太大价值,删!

同时,区分每天查看的信息源和每周查看的信息源,优质信息源放在关键位置,优先查看;隐藏一些非核心信息源,每周查看。例如得到APP放在关键显眼的位置(核心的导航上),每天早晨及傍晚打开,晚上总结。对于一些产品更新的动态,可固定在周五下班前半小时统一查看。

2.2 解决注意力使用低效问题

注意力使用效率低的原因,可能有以下几种情形:

  • 内心抗拒,拖延了
  • 没有目的性
  • 做无用功
  • 思路混乱
  • 组织系统混乱
  • 过分地追求“完美计划”
  • 问题卡壳,消耗太多注意力资源
  • 被太多小任务消耗注意力
  • 不知道自己的时间真正消耗在哪里
  • 精力不足时产出低

2.2.1 内心抗拒,拖延了

可使用洗脑口头禅,用一句喜欢的口头禅与自己的某种状态强关联起来(本质上是“设置触发物”,通过一个习惯的提示和线索,建立与大脑中习惯之间的关联。例如当念起“Just do it”,就立即去行动。久而久之,当行动上遇到“心理阻力”时,这句洗脑的咒语就可以帮助你避免拖延。

2.2.2 没有目的性

处理工作(包括学习)中,要时刻围绕“真正的工作目标”展开有效行动。例如:现在总是流行“速读”,很多人疲于“快速阅读”大量书籍,读完就再也没后续了,不做笔记,不融合到自身的实际生活与工作技能中,甚至连内容都想不起来了,恐怕这样阅读(只能说“看了字”)是没有效果的。

所以,处理任何一项工作时,多问问“为什么要做这个工作”,找到最本质的目的。

2.2.3 做“无用功”

做的多,不一定会收获多。收获多,往往是因为做了足够多的“正确的事”。有一种常见的无用功,就是重新发明“轮子”。很多程序员过分得“技术控”,拼命钻研技术,但忘记了目的(“用技术解决什么问题”),导致做了太多无用功,表面上看似做了很多,但对于整个项目并没太大贡献。

所以,在工作时,时刻提醒自己要“寻找捷径”。例如,做产品设计时,如果业内有一套很好的设计方法论,可以将其融入到自身的设计指南里,利用它实践后,再对其做优化。

2.2.4 思维混乱

思维混乱,就像一辆毫无明确方向行驶的汽车,看似开了很多里程,但始终到达不了目的地。同样,在工作中,我们要避免思维混乱带来的学习和工作低效问题。有以下方法可参考:

  • 方法一:区分“创造”工作和“摧毁(提炼)工作。因为大脑的特性,我们在思考时,很难同时进行“创造”和“提炼”工作。例如:写作时,尽量不要刚写完就倒回去改,而是一口气写下去(创造性工作),然后谅上几天,再重新审视修改(摧毁性工作);再例如,提问时专注提问(提出更本质的问题),解答问题时专注解答(寻求线索,通往答案)。
  • 方法二:让日常工作流程化画出日常工作的流程,可以让例行的工作少耗费脑力。例如:将梳理需求的工作流程化,然后每次接到新需求时,按流程执行即可,避免耗脑力思考怎么做,同时也可以在不断实践反馈中补充和修正流程。

2.2.5 组织系统混乱

组织系统混乱,就像一台笨重、老旧的机器一样,产出效率极低,而且往往耗能多。而一个好的组织系统,让你花较少注意力和精力达到目的。学习和工作中很多都包含组织系统,例如电脑文件夹分类、书架整理、甚至是文章结构,一切需要“设计”的领域,可能都需要“组织哲学”。

介绍一种实用的方法:分支法这种方法就是不断拆分、归纳类别,目的在于建立适用的组织系统,而不是所谓完美的组织系统。

具体操作(实际操作中可借助卡片):

  • 将要组织的东西分类;
  • 一个类别包含太多时,则分成更小的类;
  • 合并相似的类别;
  • 不能归类时,考虑是否建立新类别。

2.2.6 过分追求“完美”的计划

我们很多时候为了追求所谓的“完美计划”而浪费太多时间,做计划本身没错,但要“完美计划”那是不可能的。而更有效率的一个做法是:用“敏捷迭代”思路去做,做一个大致的框架计划,小步快跑,在行动中获得反馈,快速迭代。

2.2.7 问题卡壳,消耗太多资源

工作或学习时,被问题暂时难住,是再正常不过的现象了。如果不能采取有效方法,就会被“卡壳”耗去太多注意力资源。

可参考以下理念与方法:

  • 保持头脑开放,向他人请教:学会适度像他人请教,时刻提醒你自己保持头脑开放,接纳别人的建设性建议(那些无用的吐槽就大胆忽略吧),尤其是那些靠谱的、可信度较高的人的建议,很多时候,别人的点拨,会让你从思维迷宫中获得线索。
  • 写下想法:思路不清晰时,尝试将所有想法写出来,或者在白板上画出来,然后不断整理、纠正、归纳总结,最终向更好的答案靠近。这个方法的本质是释放大脑的“运行内存”,将节省下来的脑力去做更重要的事。
  • 通过试验来解决问题:解决问题时,要学会通过试验(实践)来不断找到更合理的解决方案。执行任务遇到问题时,找一本关于该领域的实用方法书,利用他人的经验直接实践,然后根据试验结果的反馈,优化解决方案,从而更好地解决问题。

2.2.8 被太多零碎小任务消耗注意力

大脑频繁切换任务时会耗费较多脑力,所以要学会减少任务切换。可采取的实用方法是批量处理,也就是将相似任务在同一时间一起处理。例如统一查看订阅内容、微信等聊天消息。

2.2.9 不清楚自己的注意力消耗情况

如果对自己的注意力消耗没有记录,就很难客观反思自己(是不是耗在一些低价值事情上啊等等之类),从而获得改进。注意力消耗数据本身难以统计,我们可通过统计时间的消耗数据来侧面反映注意力消耗数据。

所以,要养成记录时间消耗的习惯,例如:我自己会利用下方的日目标模板来记录时间消耗,通过此日志来客观分析、反思自己的时间利用效率。而且,持续地记录,有个较为主观体验就是:慢慢对时间有了更细微的察觉能力,对任务的时间消耗预估越来越准。

2.2.10 精力不足时,注意力利用效率低

人感觉疲惫、精力不足时,大脑为了”节能”,会产生负面情绪让你停止当前工作。这个时候,你可切换至另一项较为轻松的工作(也可以是娱乐,例如弹首熟悉的吉他曲,或者去运动),避免加重内心的抵触情绪。当然,也可以回顾下目标(或者更为长远的梦想清单),让自己重新燃起动力。

复盘阶段

要想获得改进和提升,很重要的一个步骤就是“复盘”。这里的复盘工作主要是回顾目标完成情况,包括复盘日目标与周目标。

(1)日目标复盘

每天工作结束前,检查目标清单完成情况,如果没有达成,一定要分析客观原因,是因为目标过多?还是执行时受到他人影响,还是其他原因?

在反复思考中,会提升你制定目标的能力。同时,别忘了从周目标中分配一些到下一天的日目标。

(2)周目标复盘

每周(例如周日下午)给自己俩个番茄钟(我个人定的番茄钟为45分钟)独立的思考时间,总结周目标和日目标完成情况,并列出下周的目标。

(3)复盘时要点

反思时间是否消耗在核心目标上回顾时,要反思消耗时间最多的那些任务,思考这些任务是否是达成项目目的的最重要工作。如果不是,要重新调整任务重要性,减少在非重要任务上的时间消耗。

紧盯完成项目,而非任务这一点极为重要!复盘时,要时刻盯紧项目完成情况,而非在一个个任务上,避免自己“只见树木不见森林”。例如:完成”一本XX技能的指南“项目时,不要老纠结在“如何写好一小章节”上,更多精力应该放在例如“文章大纲“等更整体的事情上。

反思是否陷入“努力假象陷阱”努力工作重要,但不要“为了表现得努力而努力”,而是为了达成工作目标和目的而刻意精进。很多“表现型”人格的人容易掉入这个陷阱,他们总是出于“能被其他人赞赏和认可”的动机而行动,并非出于自身动机(例如:成长需求)。很多这种类型的职场人士,总是喜欢无目的加班,为的就是获得老板或上司的认可。复盘时,要真实反思自己的工作是否也是“努力假象”。

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